Du benchmarking sous Excel à une plateforme d'avantages sociaux multi-tenant
Orchard Benefits faisait tourner chaque comparaison d'avantages sociaux dans des tableurs. Nous avons remplacé ce workflow par un SaaS B2B sur mesure — d'abord comme outil interne, puis mis à l'échelle en une plateforme multi-tenant en marque blanche que leurs consultants peuvent revendre à leurs clients.
Le problème
Orchard Benefits aide les entreprises à comparer leurs packages d'avantages sociaux aux benchmarks du secteur. Chacune de ces comparaisons était construite dans Excel, à la main, à chaque fois. Chaque mission repartait d'un tableur vierge et se terminait par un deck unique. Aucun système partagé, aucun historique, aucune réutilisation entre les projets.
Parce que l'analyse vivait dans des tableurs, il n'y avait pas de stockage de données historiques. Le benchmark de l'année dernière pour un client ne pouvait pas être réutilisé, interrogé ou comparé à cette année. Chaque conversation sur « comment avons-nous évolué » devait être reconstituée à partir d'anciens fichiers — en supposant qu'on puisse même les retrouver.
Le coût le plus important était la croissance. Le workflow dépendait d'une seule personne qui savait où vivait chaque formule. Ce n'était pas assez présentable pour être mis devant des clients sans polish, et ça ne pouvait pas s'adapter à mesure que le cabinet prenait plus de comptes. Chaque nouveau client aggravait le problème des tableurs, au lieu de l'améliorer.
Notre approche
Nous avons traité ça comme deux produits en une seule mission : prouver le modèle de données avec un outil mono-utilisateur, puis le réarchitecturer en quelque chose que le cabinet pouvait revendre. Ce séquençage gardait le risque bas tout en construisant vers un vrai SaaS.
Phasage du déploiement pour réduire les risques
La phase 1 était un outil interne mono-utilisateur ciblé : bien mettre au point la logique de benchmarking et le modèle de données avant d'ajouter la complexité du multi-tenant. La phase 2 a réarchitecturé la plateforme une fois le workflow éprouvé sur de vrais projets clients.
Stocker les données historiques dès le premier jour
Chaque comparaison est stockée, versionnée et rendue consultable dès le départ. Cela a transformé des instantanés Excel ponctuels en un jeu de données longitudinal qu'Orchard peut utiliser pour montrer aux clients comment leurs packages d'avantages sociaux ont évolué dans le temps.
Accès basé sur les rôles et marque blanche pour permettre la revente
Nous avons construit un contrôle d'accès basé sur les rôles et une personnalisation marque blanche pour que le cabinet ne soit pas seulement utilisateur de la plateforme. Ils peuvent déployer des versions brandées à leurs propres clients, avec les bonnes personnes qui voient les bonnes données.
Migrer l'infrastructure au Canada avant de passer à l'échelle
Les données d'avantages sociaux sont sensibles. Avant d'ouvrir la plateforme à l'usage multi-tenant, nous avons déplacé la stack d'hébergement vers une région Canada pour que les exigences de résidence des données et de conformité soient réglées avant de pouvoir devenir un frein commercial.
Ce que nous avons construit
Un SaaS B2B sur mesure qui transforme un workflow manuel sous Excel en un produit reproductible, brandé et multi-tenant. Trois éléments font le gros du travail.
Moteur de benchmarking des avantages sociaux avec historique stocké
Le cœur de la plateforme : comparer le package d'avantages sociaux d'un client aux données du secteur, réaliser des analyses de sensibilité et stocker chaque instantané pour que la prochaine révision reprenne là où la dernière s'est arrêtée. L'import CSV permet à Orchard de charger des jeux de données externes sans ressaisir quoi que ce soit depuis des tableurs.
Contrôles super admin multi-tenant
Un rôle super admin donne à l'équipe Orchard une visibilité et un accès d'édition sur chaque compte client de la plateforme. Les rôles standard ne voient que leurs propres données. Ce seul changement est ce qui a transformé un outil interne en un vrai SaaS multi-tenant que le cabinet peut exploiter à l'échelle.
Rapports en marque blanche sur infrastructure hébergée au Canada
La personnalisation marque blanche permet aux consultants d'Orchard de présenter la plateforme sous leur propre marque pour les clients finaux. Toute la stack tourne dans une région Canada, so les questions de résidence des données sont répondues avant d'être posées. C'est important pour les données RH et pour vendre à des acheteurs réglementés.
Les résultats
Les benchmarks sont passés de tableurs ponctuels à un workflow reproductible que les consultants peuvent exécuter rapidement et présenter aux clients sans nettoyage supplémentaire.
La plateforme supporte désormais de nombreux comptes clients avec un accès basé sur les rôles et des rapports brandables. Le cabinet peut la packager comme un produit qu'il revend, pas seulement comme un outil qu'il utilise en interne.
Environ deux à trois mois de l'outil interne au SaaS multi-tenant. Les données historiques sont capturées par défaut, so chaque nouvelle comparaison s'enrichit au fil du temps au lieu de repartir de zéro.
Orchard Benefits a par la suite été acquise.
Pourquoi ça vous concerne
Si votre activité repose sur des analyses client construites dans Excel, vous connaissez déjà le plafond : ça ne passe pas à l'échelle, ça ne capitalise pas, et ça ne ressemble pas à un produit pour lequel vous pouvez facturer. Le projet Orchard est un modèle pour sortir de ce plafond sans tout miser sur une refonte massive.
- Consultants RH et courtiers en avantages sociaux noyés dans un travail de benchmarking sous tableur
- Tout cabinet de conseil dont le livrable client est un fichier Excel qui devrait être un produit auquel le client se connecte
- Opérateurs assis sur un outil interne utile qui veulent le mettre en marque blanche et le revendre à leurs propres clients
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Paulius Medekšas
Responsable développement commercial
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