Von Excel-basiertem Benchmarking zu einer mandantenfähigen Benefits-Plattform
Orchard Benefits hat jeden Mitarbeiterbenefit-Vergleich bisher in Tabellenkalkulationen erstellt. Wir haben diesen Workflow durch eine maßgeschneiderte B2B-SaaS ersetzt – zunächst als internes Tool, dann zu einer mandantenfähigen White-Label-Plattform ausgebaut, die Berater an ihre Kunden weiterlizenzieren können.
Das Problem
Orchard Benefits hilft Unternehmen dabei, ihre Benefits-Pakete mit Branchenbenchmarks zu vergleichen. Jeder dieser Vergleiche wurde manuell in Excel erstellt – jedes Mal von Grund auf. Jedes Mandat begann mit einer leeren Tabelle und endete mit einer einmaligen Präsentation. Kein gemeinsames System, keine Historie, keine Wiederverwendung zwischen Projekten.
Weil die Analysen in Tabellenkalkulationen lebten, gab es keine historische Datenspeicherung. Der Vorjahres-Benchmark für einen Kunden konnte nicht wiederverwendet, abgefragt oder mit dem aktuellen Jahr verglichen werden. Jedes Gespräch über „Was hat sich verändert?“ musste aus alten Dateien rekonstruiert werden – sofern diese überhaupt noch auffindbar waren.
Die eigentlichen Kosten entstanden beim Wachstum. Der Workflow hing davon ab, dass eine Person wusste, wo jede Formel steckte. Er war nicht präsentationsreif genug, um Kunden direkt gezeigt zu werden, und er konnte nicht skalieren, je mehr Mandate die Beratung annahm. Jeder neue Kunde verschlimmerte das Tabellenproblem – statt es zu verbessern.
Unser Ansatz
Wir haben das als zwei Produkte in einem Auftrag behandelt: das Datenmodell mit einem Einzelnutzer-Tool beweisen, dann zur Wiedervermarktung umbauen. Dieses Vorgehen hielt das Risiko gering, während wir auf eine echte SaaS hinarbeiteten.
Phasenweise Einführung zur Risikominimierung
Phase 1 war ein fokussiertes internes Einzelnutzer-Tool: die Benchmarking-Logik und das Datenmodell korrekt umsetzen, bevor die Komplexität der Mandantenfähigkeit hinzukommt. Phase 2 hat die Plattform umgebaut, sobald der Workflow in echter Kundenprojektarbeit bewährt war.
Historische Datenspeicherung von Anfang an einbauen
Jeder Vergleich wird von Beginn an gespeichert, versioniert und abfragbar gemacht. Damit wurden einmalige Excel-Momentaufnahmen zu einem Längsschnittdatensatz, den Orchard nutzen kann, um Kunden zu zeigen, wie sich ihre Benefits-Pakete im Laufe der Zeit verändert haben.
Rollenbasierter Zugriff plus White-Label für die Weitervermarktung
Wir haben rollenbasierte Zugriffskontrolle und White-Label-Theming entwickelt, damit die Beratung nicht nur Nutzer der Plattform ist. Sie können gebrandete Versionen an eigene Kunden ausliefern – mit den richtigen Personen, die die richtigen Daten sehen.
Infrastruktur vor der Skalierung nach Kanada verlagern
Benefits-Daten sind sensibel. Bevor die Plattform für mandantenfähige Nutzung geöffnet wurde, haben wir den Hosting-Stack in eine Kanada-Region verlagert, damit Datenschutz- und Compliance-Anforderungen geklärt waren, bevor sie zum Vertriebshindernis werden konnten.
Was wir gebaut haben
Eine maßgeschneiderte B2B-SaaS, die einen manuellen Excel-Workflow in ein wiederholbares, gebrandetes, mandantenfähiges Produkt verwandelt. Drei Komponenten erledigen die Hauptarbeit.
Benefits-Benchmarking-Engine mit gespeicherter Historie
Das Herzstück der Plattform: das Benefits-Paket eines Kunden mit Branchendaten vergleichen, Sensitivitätsansichten ausführen und jeden Snapshot speichern, damit die nächste Überprüfung dort weitermacht, wo die letzte aufgehört hat. CSV-Import ermöglicht es Orchard, externe Datensätze zu laden, ohne etwas aus Tabellenkalkulationen neu einzugeben.
Mandantenfähige Superadmin-Steuerung
Eine Superadmin-Rolle gibt dem Orchard-Team Einblick und Bearbeitungszugriff auf alle Kundenkonten der Plattform. Standardrollen sehen nur ihre eigenen Daten. Diese einzige Änderung ist es, die aus einem internen Tool eine echte mandantenfähige SaaS gemacht hat, die die Beratung im großen Maßstab betreiben kann.
White-Label-Berichte auf in Kanada gehosteter Infrastruktur
White-Label-Theming ermöglicht es den Beratern von Orchard, die Plattform unter ihrer eigenen Marke für Endkunden zu präsentieren. Der gesamte Stack läuft in einer Kanada-Region, sodass Fragen zur Datenspeicherung beantwortet sind, bevor sie gestellt werden. Das ist wichtig bei HR-Daten und beim Verkauf an regulierte Käufer.
Das Ergebnis
Benchmarks haben sich von einmaligen Tabellenkalkulationen zu einem wiederholbaren Workflow entwickelt, den Berater schnell ausführen und Kunden ohne zusätzliche Nacharbeit präsentieren können.
Die Plattform unterstützt nun viele Kundenkonten mit rollenbasiertem Zugriff und brandbaren Berichten. Die Beratung kann sie als Produkt weiterverkaufen – nicht nur als Tool für den internen Gebrauch.
Ungefähr zwei bis drei Monate vom internen Tool zur mandantenfähigen SaaS. Historische Daten werden standardmäßig erfasst, sodass jeder neue Vergleich im Laufe der Zeit reichhaltiger wird, statt von null zu starten.
Orchard Benefits wurde anschließend übernommen.
Warum das für Sie relevant ist
Wenn Ihr Unternehmen auf kundenorientierten Analysen in Excel basiert, kennen Sie die Decke bereits: Sie skaliert nicht, schlägt sich nicht nieder und sieht nicht aus wie ein Produkt, für das man zahlen würde. Der Orchard-Build ist eine Vorlage, um aus dieser Sackgasse heraus zu kommen – ohne das Unternehmen auf einen gigantischen Komplettumbau zu verwetten.
- HR-Berater und Benefits-Broker, die in tabellenkalkulations-basierter Benchmarking-Arbeit versinken
- Jedes Professional-Services-Unternehmen, dessen Kundenlieferable eine Excel-Datei ist, die eigentlich ein Produkt sein sollte, in das der Kunde sich einloggt
- Betreiber, die auf einem nützlichen internen Tool sitzen und es per White-Label an ihre eigenen Kunden weiterlizenzieren möchten
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Paulius Medekšas
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